未読メール、どこから手を付ければよいのか迷うことはありませんか？
そこで今回は、Gmailの未読メールの中から、優先的に対応すべきものを整理しやすくする仕組みをまとめました。
この記事では、具体的にどんなことができるのか、どういう場面で使いやすいのかを紹介します。
この仕組みでできること
今回の要対応メール抽出ツールでは、未読メールに対して次のような整理を行う想定です。
- 要対応かどうかの判定
- 要約
- 優先度整理
- 対応種別の整理
- 一覧化
- 必要なものだけ通知
対応種別は、たとえば次のように分ける形です。
| 対応種別 | 意味 |
|---|---|
| 要返信 | 返信が必要なメール |
| 要確認 | 内容確認や判断が必要なメール |
| 保留 | 今すぐではないが追跡したいメール |
| 対応不要 | 通知や共有など、対応対象として扱わないメール |
どういう運用に合いやすいか
この仕組みは、特に次のような運用と相性が良いと考えています。
- 少人数でメール対応をしている
- 個人の受信箱で仕事のメールも見ている
- 共有アドレスのメールをGmailで見ている
- 営業、通知、顧客対応のメールが混ざる
- 未読メールの中から、先に見るべきものを知りたい
朝一のメール確認で先に確認すべき内容が一目でわかるのは、業務短縮に繋がるのではないでしょうか。
未読メール、積み重なると重い
1通のメール確認だけなら、大した作業にはなりません。
ただ、未読メールが積み重なると確認、判断、作業…と重く伸し掛かってきます。
- 何から開けばよいか分かりにくい
- 返信が必要なメールが埋もれる
- 営業メールや通知メールも混ざっている
- 一度後回しにしたメールを忘れやすい
- 優先順位が感覚頼みになりやすい
こうした負担は、件数が少なくても積み重なってしまうものです。
そのため、受信箱を全部読む前に、少し整理しやすい状態を作ることに意味があります。
今回の仕組みの全体像
今回の全体像は、次のような流れです。
- Gmailの未読メールを取得する
- GASで件名や本文を取り出す
- Difyで要対応かどうか、優先度、対応種別を整理する
- Google Sheetsへ保存する
- 必要なものだけSlackへ通知する
- Gmailに判定結果のラベルを付ける
使うものとしては、主に次の組み合わせを想定しています。
- Gmail
- GAS
- Dify
- Google Sheets
- Slack
ここで大事なのは、役割を分けることです。
| 役割 | 担当 |
|---|---|
| メールを受ける | Gmail |
| 内容を取得・整形する | GAS |
| 要対応判定や要約を行う | Dify |
| 一覧で残す | Google Sheets |
| 気づきやすくする | Slack |
Gmailで見返しやすくするためのラベル設計
このツールでは、スプレッドシートや通知だけでなく、Gmail内でも見返しやすい形を意識しています。
判定後は、たとえば次のようなラベルを付ける設計です。
抽出済/要返信抽出済/要確認抽出済/保留抽出済/対応不要
こうしておくと、あとで元メールを開きたいときにも探しやすくなります。
一覧化するだけでなく、Gmailの中でも整理状態を追いやすい形です。
このラベル設計でできること
- 要返信メールだけをGmailで見直しやすい
- すでに判定したメールを再処理対象から外しやすい
- スプレッドシートを開かなくても、Gmail上で状態を把握しやすい
このツールをどう見ているか
次のような価値につながります。
- 先に見るべき未読メールを見つけやすくする
- 返信や確認が必要なものを埋もれにくくする
- 優先順位を感覚だけに頼りすぎないようにする
- 一覧で振り返りやすくする
- Gmail上でも整理しやすくする
今後の拡張性について
今回のMVPは、未読メールの中から要対応を抽出するところまでに絞っています。
ただ、必要に応じて次のように広げていけます。
- 営業メールの見分け精度を上げる
- 返信下書きを作る
- タスク管理ツールにつなげる
- 共有メールボックスに広げる
- LINEやSNSのメッセージにも広げる
最初は未読メールの整理から始めて、必要に応じて広げる形のほうが、実務にはのせやすいと思います。
まとめ
未読メールが増えると、何から見ればよいか分かりにくく地味に作業時間も取られ重くなりがちです。
今回考えたのは、Gmailの未読メールの中から、
- 先に見るべきものを見つける
- 要約する
- 優先度を整理する
- 対応種別を分ける
- 一覧化する
- 必要なものだけ通知する
という流れを作る仕組みです。
全部を自動化するというより、まずはメール対応の初動を整える。
その入口として、こうした形は取り入れやすいと考えています。
次回は、この仕組みをどう設計したのか、どこに何を担当させると整理しやすいのかをもう少し具体的にまとめます。
もし、
- 問い合わせ業務を改善したい
- 抜け漏れを減らしたい
- 自社の運用に合う形で仕組みを考えたい
という方がいれば、無料相談・お問い合わせからお気軽にご連絡ください。
今の運用に合わせて、どこまで自動化するのがちょうど良いか、一緒に整理できればと思います。
コメント